Điều kiện để khởi tạo hóa đơn điện tử trong doanh nghiệp

Việc áp dụng một dịch vụ mới, một hình thức quản lý mới luôn là điều khó khăn và gây trở ngại cho các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Để đáp ứng yêu cầu của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử là một hình thức hóa đơn mới mà doanh nghiệp cần tiếp cận hiện nay. Ngoài việc quan tâm đến quy định về phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, cách khấu trừ thuế GTGT đầu vào, cách lập tờ khai thuế trên phần mềm HTKK, doanh nghiệp cần tìm hiểu về điều kiện khởi tạo hóa đơn điện tử để có sự chuẩn bị tốt nhất khi chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử lần đầu tiên được áp dụng và đề xuất theo thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính từ năm 2011 trong việc đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy.

Các thông tin trên hóa đơn điện tử được ghi nhận đầy đủ như hóa đơn giấy như loại hàng hóa, số lượng giao dịch, các đối tác kinh doanh, loại hình giao dịch và thông tin lưu trữ. Các thông tin này đều được lập và lưu trữ thông qua phần mềm hóa đơn điện tử hoặc qua các bên trung gian cung cấp giải pháp phần mềm hóa đơn.

Hóa đơn điện tử có thể được hủy, điều chỉnh với những quy định riêng. Trong một số trường hợp nhất định thì doanh nghiệp có thể chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy để lưu trữ chứng từ và chứng minh xuất xứ hàng hóa trong quá trình giao nhận hàng.

Doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ muốn khởi tạo hóa đơn điện tử thì phải đáp ứng những điều kiện sau:

1. DN đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

2. Trang bị địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử.

3. Sở hữu đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.

4. Đã và đang sử dụng chữ ký điện tử đúng quy định.

5. Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.

6. Tập hợp được các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:

– Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;

– Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

Doanh nghiệp muốn khởi tạo hóa đơn điện tử nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện trên thì phải lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử (theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC) gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử được thể hiện bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.  

Chi tiết các đối tượng phải đóng thuế thu nhập cá nhân                

Lưu ý: Doanh nghiệp thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế khi lập hóa đơn điện tử thì phải gửi thông tin trên hóa đơn bằng phương thức điện tử cho cơ quan thuế để nhận mã xác thực hóa đơn từ cơ quan thuế. 

Hóa đơn điện tử là gì? Khi nào phải bắt buộc sử dụng HĐĐT?

Trước khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải lập Thông báo phát hành hóa đơn (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC) để gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp, đồng thời phải ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử.

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (không bao gồm hóa đơn điện tử mẫu) phải được niêm yết công khai tại trụ sở doanh nghiệp hoặc đăng tải trên trang thông tin điện tử của doanh nghiệp trong thời gian sử dụng hóa đơn.

 

Be the first to comment

Leave a Reply

Your email address will not be published.


*