Theo quy định của Luật Kế toán, hóa đơn truyền thống, tức hóa đơn giấy, hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, trừ tem vé phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm. Nhưng với loại hình hóa đơn mới, tức là hóa đơn điện tử thì thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử là bao lâu? Trả lời cho câu hỏi này, tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử, đã đề cập đến thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử cần ghi sổ và lập báo cáo tài chính tối thiểu phải 10 năm. Chính vì không có sự thay đổi trong thời hạn lưu trữ giữa hóa đơn truyền thống và hóa đơn điện tử với cùng một điều kiện nên có một câu chuyện dở khóc dở cười là nhiều kế toán viên, thậm chí là doanh nghiệp kêu trời vì hóa đơn điện tử chẳng tốn không gian mà thời gian lưu trữ vẫn chỉ có vậy.
Căn cứ theo quy định tại Điều 12 và Điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP của Chính phủ:
Bên bán, bên mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử (đối với trường hợp được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử) có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật dụng mang tin (Ví dụ: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc kế toán có thể thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử tối thiểu là 5 năm hoặc 10 năm.
Đối với các loại chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho; Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán thì kế toán viên phải tiến hành lưu trữ các loại hóa đơn này trên 5 năm.
Đối với các loại chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính thì kế toán viên phải tiến hành lưu trữ các loại hóa đơn này trên 10 năm.
Như vậy, thời hạn lưu trữ của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy không có nhiều thay đổi. Tuy nhiên, xét về lợi ích kinh tế thì hóa đơn điện tử chiếm thế thượng phong hơn cả. Vừa không tốn diện tích lưu trữ lại không gặp tình trạng mất, hỏng, cháy vì không được thể hiện ở trên giấy nên hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm tiền bạc cho doanh nghiệp lại không sợ tình trạng thất thoát thông tin. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần thường xuyên nâng cấp hệ thống để tránh tin tặc ăn cắp dữ liệu.
https://phongthuyweb.net/hoa-don-dien-tu-la-gi-khi-nao-phai-bat-buoc-su-dung-hddt/
https://phongthuyweb.net/cac-hinh-thuc-nop-to-khai-thue-qua-mang-dn-can-biet/
Leave a Reply